Óli Gneisti Sóleyjarson bókasafns- og upplýsingafræðingur fjallar um hádegiserindi sem undirritaður flutti á vettvangi Sagnfræðingafélagsins í Þjóðminjasafninu 15. janúar sl. í grein sinni „Um skoplegar firrur, hjávísindi og vanþekkingu héraðsskjalavarðar“. Erindi undirritaðs má finna á heimasíðu Sagnfræðingafélagsins, sjá hér.
Ekki tjóir að elta um of ólar við Óla Gneista um hina skoplegu firru um virk og óvirk skjöl en Óli telur aldur ekki skipta máli við hana, þannig að firran verður skoplegri fyrir vikið. Annir við störf við skjalavörslu eru ærnar svo ekki sé rembst við að halda notkunartíðnibókhald yfir hvert einasta snifsi til þess að geta skilgreint það sem „virkt“ eða „óvirkt“ bara til þess að fullnægja einhverjum hjávísindalegum hugtakaskilgreiningum. Til hvers eru þessi hugtök, og hverjum hjálpa þau? Ef til vill er einhverskonar falskur bjarmi af þessu vísindalíki sem minnir á raunveruleg fræðihugtök, hægt að telja fólki trú um að það hafi höndlað visku, eða þjóna einhvers konar sjálfsupphafningu: „Ég veit um hin virku og óvirku skjöl — ekki þú, óinnvígði maður.“ Svo má bæta við hálfvirkum skjölum og líklega seinvirkum, sjálfvirkum, ofvirkum og gagnvirkum að auki og þá ná vísindin líklega hápunkti sínum og stúdentarnir taka knébeðjaföll á bænateppinu til þess að fá réttindin sín — og einokun á skjalasviðinu.
Brauðáhyggjur, störf og fastar stöður er kjarni þeirrar umræðu um skjalavörslumál sem spunnist hafa að undanförnu af hálfu upplýsingafræðinga, fremur en áhugi á sjálfri skjalavörslunni og því samfélagslega mikilvægi sem hún hefur. Það mikilvægi snýst ekki um tugstafi, lyklun, flokkun eða alþjóðlega staðla með upplýsandi númerum og heimatilbúnu íslensku þjóðsögunni um að óendanlegur bréfalykill leynist í staðlinum ISO 15489. Mikilvægt er að skjalavörslunni sinni fólk sem ræður við hana, rétt eins og að skurðlæknir sjái um uppskurði. Hætt er við að sjúklingur í uppskurði verði fljótt læknaður til eilífs lífs ef ólærður heldur um hnífinn. Með 90-95% eyðingu á skjalasafni er dauði þess skjalasafns tryggður, jafnvel þótt það sé ekki opinbert skjalasafn.
Óendanlegi skjalalykillinn er slík byrjendamistök við skjalasöfn að hörmulegt er að horfa upp á það, engin ný bóla að vísu en minnir á tilraunir með ferkantað hjól. Kjarni málsins er ekki að Þjóðskjalasafnið mæli með „tugstafakerfi“ og ekki heldur þótt það væri bókstafakerfi eða morsekerfi. Skjalavarsla hentar ekki fólki sem hugsar ekki sjálfstætt. Tugstafirnir skipta engu máli og reyndar ekki Þjóðskjalasafnið heldur í þessu samhengi — þótt það sýni fagmennsku í störfum. Það sem er aðalatriði er afmörkun og takmörkun, nákvæmlega í samræmi við starfsemi skjalamyndara (opinbers eða annars). Skjalasafnið sé í samræmi við starfsemina og þær skipulagsbreytingar sem verða og taki breytingum eftir því. Skjalasafn sem lýsir starfsemi skjalamyndarans á hverjum tíma og nýtist honum.Ekki tímalaust og óskipulegt skjalaflóð sem bara bætist óendanlega í. Ekki allsherjarbókasafnið þar sem öllu er safnað og allt þarf að rúmast. En auðvitað kunna bókasafns- og upplýsingafræðingarnir með 5% sögulega, óendanlega og ótakmarkaða skjalasafnið sitt, miklu meira um svoleiðis eilífðarmál en hinir óinnvígðu.
Um bréfalykla skal vísað á erindi sem ég flutti á fræðslufundi í Borgarskjalasafni Reykjavíkur 30. janúar 2007: Nokkur meginatriði um bréfalykla og skjalavistunarkerf:
Hvaðan Óli Gneisti hefur samanburð til þess að geta kallað tölukerfi með óendanlega stækkunarmöguleika „einfaldlega betra“ en afmörkuð kerfi veit ég ekki. Þetta virðist markast af einhvers konar frelsisþrá, það sé vont að vera innilokaður með afmarkað kerfi. Þá skilst þetta sem einhverskonar frelsisbarátta upplýsingafræðinga við skipulag, þarfir og starfshlutverk skjalamyndara. Ættu þeir þá ekki að vinna við eitthvað annað en skjalavörslu?
Skjalfræði við sagnfræðiskor Háskóla Íslands eru ekki síður gagnleg þeim sem ætlar að fást við skjalasöfn einkaaðila, en opinberra. Vörsluskyldur eru lögskipaðar hvað hið opinbera snertir og eru miklu strangari en gagnvart einkaaðilum. Stefna hins opinbera er í þeim anda sem rakið var í hádegiserindinu, anda frönsku byltingarinnar. Opið stjórnkerfi með skýrum réttindum og skyldum. Óhófseyðing skjala er til marks um spillingu, siðleysi og jafnvel glæpsamlega háttsemi. Það gildir einnig um aðra starfsemi en opinbera starfsemi.
Starfsemi sem ekki þolir dagsins ljós, t.d. starfsemi mafíu, gerir ráð fyrir sem minnstri skjalamyndun og að sem flest skjöl hverfi sem fyrst. Einkapersónur (raunpersónur og lögpersónur) með hreinan skjöld, heiðvirða starfsemi og glæstan feril, hafa stundum vilja til þess að varðveita skjöl sín eins og hið opinbera eða jafnvel betur. Varðveita vitnisburð um sögu sína til eigin endurminningar og annarra.
Saga er fræðilegt viðfangsefni sagnfræðinga. Með hugmyndum um 90-95 % eyðingu skjalasafna hvort sem þau eru opinbers eða annars eðlis og barnalegum hugmyndum um hvað eru söguleg skjöl og hvað ekki, er skitið í hreiður sagnfræðinga og kássast rækilega upp á þeirra jússur. E.t.v. geta upplýsingafræðingar ekki búist við því að slíku fúski sé tekið af tómlæti af hálfu sagnfræðinga þótt þeir séu óinnvígðir í hin háu upplýsingafræði.
Til upplýsingar fyrir upplýsingafræðinginn Óla Gneista má geta þess að réttarfarslegt og sagnfræðilegt mikilvægi upprúllaðs kassastrimils felst oftar en ekki í samhengi hans við önnur skjöl. Þótt slíkur strimill sé greinilega hið ómerkasta skjal sem honum dettur í hug, kynni kassastrimill t.d. í efnahagsbrotamáli að vera afar merkilegt skjal í íslenskri réttarsögu. Einhver sagnfræðingspísl lítillækkar sig e.t.v. einhverntíma við að rúlla slíku í sundur og gera uppgötvun. Fölnun kassastrimla er alvarlegt mál og ekkert til þess að hafa í flimtingum. Innkaup skoðuð í kassastrimlum skjalasafns verslunar er ólíkleg aðferð við sagnfræðirannsókn, en kynni að hafa gildi í einhverjum þjóðfræðirannsóknum án þess að neitt sé fullyrt um það, enda er sá sem þetta ritar ekki þjóðfræðimenntaður.
Aukaeintök er nauðsynlegt að skoða í samhengi og ekkert er til í gervöllum skjalfræðunum sem heitir „eðlileg grisjun“. Það hlýtur að vera einhver upplýsingafræði. Eyðing aukaeintaka heitir að vísu ekki grisjun í mínu fagi.
Einkapersónum er vissulega í sjálfsvald sett hvort þær henda öllum sínum skjölum eða ekki. En að grisja skjalasöfn eftir prósentuhlutfalli, hvers konar fræði eru það? Það er ekki fagleg nálgun við skjalasöfn, hvorki einkaaðila né opinberra. E.t.v. einhverskonar tölfræðileg plássfræði.
Sé þörf fyrir að eyða skjalasöfnum að stærstum hluta er það til merkis um að reksturinn sé í miklum ólestri og tímabært sé að loka sjoppunni. Vinnuafl notað til myndunar skjala til þess að vinnuafl sé notað í að eyða þeim að meirihluta aftur minnir á einhverskonar þrælkunarbúðir. Innihaldið, starfsemin, réttindin og skyldurnar er meðal þess sem horft er til við grisjun skjala. Það er örugglega kennt í skjalfræði í sagnfræðiskor Háskóla Íslands, en augljóslega ekki í prósentufræðunum í sama Háskóla, þaðan sem fólk kemur sem bullar eins og í óráði um „eðlilega grisjun“.
Sá misskilningur að skjalavarsla sé tvískipt, þ.e. í skjalahald og skjalavörslu, helgast líklega af hugmyndum úr enskumælandi löndum. Þar er t.d. annarskonar löggjöf en í evrópsku meginlandshefðinni. Kennslubækur á ensku um skjalavörslu henta því oft illa íslenskri skjalavörsluhefð sem er af meiði meginlandshefðarinnar. Í þeirri hefð er ekki greint á milli skjalavörslu í opinberum embættum og stofnunum og skjalavörslu í opinberri skjalavörslustofnun. Að baki þessu liggur svokölluð upprunaregla (proveniensprincip). Lög um Þjóðskjalasafn gera ráð fyrir þessu eins og getið er um í hádegiserindi mínu. Að kalla skjalahald og umsjón með því skjalastjórn er misskilningur. Erlendis er það í höndum registratora (skrásetjara) í umboði ábyrgðarmanna skjalasafna (forstöðumanna/forstjóra). Skjalahald er ekki stjórnunarstarf, heldur er á hverjum stað unnið í umboði og á ábyrgð forstöðumanns stofnunar. Orðið skjalastjórn gefur dálítið uppblásna mynd af því starfi sem um ræðir, skjalahald lýsir því betur, stjórn hjá hinu opinbera er í höndum stjórnenda stofnana og embætta og reyndar einnig í einkageiranum. Miðað við lög um Þjóðskjalasafn hljómar orðið skjalastjóri eins og einhvers konar usurpator, valdaræningi sem tekur völdin af forstöðumanni stofnunar og Þjóðskjalasafninu. Hafi slíkt valdarán orðið einhvers staðar í opinberri stofnun er 6. grein laga um Þjóðskjalasafn brotin. En auðvitað má með titlatogi reyna að bæta kaup og kjör og skapa þoku í kringum vísindi hinna innvígðu.
Ungt fólk sem hefur áhuga á skjalavörslu og skjalasöfnum ætti ekki að fara í geitarhús upplýsingafræða að leita sér ullar. Drottning húmanískra fræða, sagnfræðin, veitir bestan undirbúning að störfum við skjalavörslu. Hugmyndin um einokun sagnfræðinga á skjalasviðinu er ekki mín, en e.t.v. sú skynsamlegasta af þeim hugmyndum sem Óli Gneisti setur fram í grein sinni. Þó skyldi hann athuga að sagnfræðingar þurfa viðbótarnám í skjalfræðum til þess að takast á við störf við skjalavörslu. Aðrir en sagnfræðingar þurfa til þess bæði viðbótarnám í sagnfræði og skjalavörslu.
3 svör við
Ég verð að játa að það er svolítið erfitt að koma mér í að skiptast á skoðunum við Hrafn þar sem lítið er af rökum í skrifum hans. Hann er líka fullmikið í að tala niður til mín persónulega og fræðigreinar minnar. Útúrsnúningar hans eru heldur ekki til þess fallnir að vekja samúð með málstað hans. En ég skal reyna að svara þessu samt.
1) Hrafn ásakar mig um að setjast á háan hest með því að reyna að útskýra fyrir sér skilgreiningar á virkum og óvirkum skjölum sem hann greinilega þekkti ekki áður. Hann lætur líka eins og þessi einföldu hugtök eigi að hljóma voðalega vísindalega í eyrum óinnvígðra. Svo er einfaldlega ekki. Þessi hugtök eru einungis ætluð til hægindaauka og hingað til hefur fólki ekki þótt þau neitt flókin. Ég veit ekki nákvæmlega hvaða reynslu Hrafn hefur af skjalasöfnum en mér þykir ólíklegt að hann hafi verið svo heppinn að hafa óendanlegt pláss í þeim söfnum. Þetta er samt augljóslega meira mál í “lifandi” söfnum. Ég vísa aftur í dæmi mitt af kassarúllum. Slík skjöl þarf ekki að hafa í daglegri notkun (nema í mjög skamman tíma) og því hægt að flokka sem “óvirk” og vista í geymslum. Þannig sparast dýrmætt pláss. Þetta er ekki jafn flókið ferli og Hrafn vill meina. Í samhengi opinberra stofnanna er einfalt að benda á að skjöl sem eru send á héraðsskjalasöfn og þjóðskjalasöfn teljast óvirk.
2) Ef ég skil gagnrýni Hrafns á óendanlega kerfið rétt er það fyrst og fremst vegna hættunnar á að flokkum sé bætt inn of oft. Það er einfaldlega atriði sem er tekið á þegar kennt er um skjalaflokkunarkerfi. Semsagt að flokkum sé ekki bætt við nema að þörf sé á. Góðar reglur frá Þjóðskjalasafninu og samráð við það myndu væntanlega koma í veg fyrir þessa vankanta að mestu (þó ekkert kerfi sé fullkomið).
3) Varðandi grisjun og varðveislu er margt að segja. Fyrst ber að geta að það er skelfilegur misskilningur hjá Hrafni að halda að þær prósentutölur sem við höfum notað sem einskonar þumalputtareglur séu stefnumótandi um hve miklu sé eytt. Öll skjalasöfn eru einstök og því þarf að miða grisjunaráætlanir við hvert og eitt safn. Hrafn virðist eiginlega halda að skjalastjórar hafi það að sérstöku markmiði að eyða allavega 90% af skjölum.
Hrafn segir að það geti verið glæpsamlegt að eyða gögnum. Það er alveg rétt og þess vegna læra skjalastjórar um þau lög er gilda um skjalasöfn fyrirtækja (í fyrri grein minni vitnaði ég einmitt í lög um varðveislu bókhaldsgagna). En varðandi eyðingu gagna hjá einkafyrirtækjum þá grunar mig satt best að segja að Hrafn hafi kannski ekki mikla reynslu af því að vinna í slíku umhverfi. Raunveruleikinn kallar nefnilega á grisjun og það sem meira er þá er grisjun oft forsenda varðveislu. Ef nákvæmlega allt væri geymt þá myndu geymslur springa mjög fljótt. Við slíkar aðstæður er meiri hætta á að skjöl glatist heldur en þegar vel er séð um grisjun. Í einhverju draumalandi er væntanlega hægt að bjarga öllum pappírsnifsum en því miður lifum við ekki þar. Geymslupláss er takmörkuð auðlind og því miður þarf að taka ákvarðanir um hvað skal geyma og hverju skal hent. Það sem verra er að það munu ávallt vera gerð mistök og röngum hlutum verður hent. Þetta er heimurinn sem við búum í. Góð skjalastjórn minnkar hins vegar möguleikann á slíkum mistökum.
Það er kannski best að vitna hér í vef Þjóðskjalasafns: “Grisjun skjala er nauðsynleg, fyrst og fremst af hagnýtum ástæðum. Pappírsflóðið er það mikið að varðveisla allra skjala er of kostnaðarsöm auk þess að vera á sumum sviðum óþörf. Margir aðilar hafa stundum sömu gögnin í skjalasöfnum sínum.” Þarna talar væntanlega sagnfræðimenntaður skjalavörður og er þarna líklega að tala um það sem ég myndi kalla eðlilega grisjun.
Annars gætir enn og aftur misskilnings hjá Hrafni varðandi hugtök. Hann telur að grisjun skjala sé það sama og eyðing skjala. Svo er ekki. Þegar skjöl eru send í fjargeymslur eða á þjóðskjalasafn er í raun um grisjun að ræða úr virka safninu. Eyðing er þegar eintaki er eytt endanlega.
Ég tek fram að með þessum skýringum er ég fyrst og fremst að reyna að passa að við séum að tala sama tungumál sem er forsenda allrar samræðu. Hrafn hefði átt að kynna sér hugtök skjalastjórnar áður en hann fór að tjá sig um þau.
4) Hrafn kallar sagnfræði drottningu húmanískra fræða. Einhverjir myndu kalla þetta hroka. Ég hef oft áður heyrt þetta viðhorf hjá einstaklingum sem eru að reyna að múra fræðigrein sína inni og útiloka samvinnu. Ég er svo heppinn að hafa verið alinn upp við það viðhorf að við höfum margt að læra af öðrum fræðigreinum. Þetta er ekki af minnimáttarkennd heldur af fróðleiksfýsn. Það er ímyndun að halda að það séu til einhverjar eðlislægar línur á milli fræðigreina. Línur sagnfræði og bókasafns- og upplýsingafræði skarast á nokkrum stöðum. Ég tel samvinnu besta kostinn til að ná bestum árangri og mér þykir leiðinlegt að Hrafn sé ekki sammála. Ég vona að þetta viðhorf sé ekki reglan.
5) Hrafn segir að ”[s]kjalahald [sé] ekki stjórnunarstarf, heldur [sé] á hverjum stað unnið í umboði og á ábyrgð forstöðumanns stofnunar”. Þetta er í raun ekkert nema orðhengilsháttur. Ótal störf eru unnin á sama hátt. Fjármálastjórn, mannauðsstjórn og gæðastjórn til dæmis.
6) Ég þakka Hrafni annars áhyggjur af atvinnumálum bókasafns- og upplýsingafræðinga en staðreyndin er sú að síðast þegar ég vissi þá voru vel ríflega 90% okkar sem höfum lokið þessu námi í starfi sem var beintengt sviðinu. Það er í raun með því hæsta sem gerist með fólk sem er menntað í hug- og félagsvísindum. Einnig klífur námið stöðugt upp lista á alþjóðavettvangi yfir verðmætustu menntunarmöguleikana. Við erum því vel stödd með námið okkar.
Óli Gneisti Sóleyjarsonskrifaði klukkan 24.1.2008 18:04
Þetta byrjar fallega hjá Óla Gneista:
“Ég verð að játa að það er svolítið erfitt að koma mér í að skiptast á skoðunum við Hrafn þar sem lítið er af rökum í skrifum hans. Hann er líka fullmikið í að tala niður til mín persónulega og fræðigreinar minnar. Útúrsnúningar hans eru heldur ekki til þess fallnir að vekja samúð með málstað hans.”
Ég bið Óla Gneista fyrirgefningar, ég ætlaði ekki að tala niður til hans persónulega, ég finn að vísu ekki staðinn þar sem ég gerði það, en alltaf er vissara að afsaka sig svona til öryggis. Slæmt þykir mér að rökin skuli hafa farið svona fyrir ofan garð og neðan.
Samúð og aðrar tilfinningar geta varla skipt máli í faglegri umræðu, eða var hún annars pólitísk?
Upplýsingafræðingar og lobbý þeirra láta auglýsa sérstaklega eftir bókasafns- og upplýsingafræðingum þegar stöður losna við skjalavörslu. Sagnfræðingar hafa látið þetta að mestu afskiptalaust hingað til. Má vafalaust frá einhverju sjónarhorni kalla afskiptaleysið “gagnlega samvinnu”.
Bókasafnsfræði er einkum og sér í lagi starfsnám sem ætlað er til að manna bókasöfn, því kemur ekki á óvart að 90% þeirra sem þar nema fái vinnu að loknu námi. Bækur og skjöl eru hinsvegar afar ólík viðfangsefni.
Ég skal fúslega viðurkenna að hafa snúið ögn út úr því sem mér finnst skoplegt við hugtökin “virk” og “óvirk” skjöl, en að þessu hafa skjalaverðir hlegið í áratugi. Kjarni málsins er sá að skjöl breyta ekki um eðli eða hlutverk við það að flytjast á milli herbergja eða húsa. Skjalavarsla hefur ekki svo mikil stjórnsýsluleg áhrif. Það er útúrsnúningalaus dauðadómur yfir þessu virka og óvirka tali öllu saman. Að þessu gat ég ekki að mér gert að skopast. Leitt að Óli Gneisti tók það illa upp fyrir mér.
Í fagumræðu er auðvitað gott að halda sig við efnið og vera málefnalegur. Undir lok greinar Óla Gneista er gefið til kynna að ég væri með árásir “með rógi og vanþekkingu að vopni” og væri að eitra fyrir gagnlegri samvinnu, mér var gert upp höfuðmarkmiðið “einokun sagnfræðinga á skjalasviðinu” og mér sagt að halda mig við “heiðarlega samkeppni hugmynda, þekkingar og kunnáttu á sviðinu en láta ósannindin vera”
Þetta hef ég reynt að taka til athugunar út frá málefnalegu sjónarhorni, en mér er það svolítið erfitt. Þessu get ég eiginlega ekki svarað, ekki vegna þess að það sé ekki málefnalegt, heldur vegna þess að ég tel mig ekki þurfa að svara fyrir hugarfóstur Óla Gneista eins og þau séu mínar hugmyndir.
Vandlæting mín og reiðileg orð snerust um eyðingu skjala og öfgakenndar hugmyndir um slíka eyðingu, ekki um Óla Gneista.
Ég ásakaði Óla Gneista aldrei um að hafa sett sig á háan hest, eins og hann heldur fram í athugasemd við grein mína. Sú ásökun er ekki frá mér komin.
Svo finnst mér dapurlegt að Óli Gneisti nenni að fárast út í mig fyrir að nota orð Geoffrey R. Eltons (Practice of History) um sagnfræðina “Queen of humanities”, þetta tók Dr. Björn Þorsteinsson sagnfræðingur stundum upp í sig, nokkuð kímileitur á svip.
Gamansemi Óla Gneista um grisjun kemur mér því á óvart. Grisjun átti víst ekki að vera eyðing skjala. Grisjun gæti verið að flytja skjöl á milli geymslna. Var Óli Gneisti kannski ekki að gera að gamni sínu? Ofurlítið erfitt er að eiga “gagnlega samvinnu” við “fræðinga” sem nota hugtökin svona.
Og hvað varð um ISO 15489 staðalinn, ætli Óli Gneisti nenni að gera mér þann greiða að fletta upp og athuga hvort þar sé mælt fyrir um óendanlegt tölukerfi? Gaman væri að fá tilvísun í staðalinn um það – ég hef leitað, árangurslaust.
Þjóðskjalasafn Íslands hefur hafnað óendanlegum lyklum, sú góða regla hjá Þjóðskjalasafninu ætti sannarlega að koma í veg fyrir þann vankant hjá hinu opinbera. Einkafyrirtækin ein eru þá varnarlaus fyrir upplýsingafræðingum sem trúa á eilífan tölulykil.
Óli Gneisti er hróðugur yfir að bókasafns- og upplýsingafræðin séu vel stödd með námið sitt, og það klífi “stöðugt upp lista á alþjóðavettvangi yfir verðmætustu menntunarmöguleikana”. Ég hlakka til þegar Óli Gneisti og félagar verða komnir með góðar stöður einhvers staðar á alþjóðavettvangi, langt í burtu frá íslenskum skjalasöfnum.
Hrafn Sveinbjarnarsonskrifaði klukkan 25.1.2008 13:52
Hvar eru rökin Hrafn, hvar eru rökin? Þetta er einfaldlega innantóm retórík hjá þér.
Óli Gneisti Sóleyjarsonskrifaði klukkan 25.1.2008 14:06