Skjalastjórn og samskiptagallar. Skjalavarsla og lög.

Kæra Alfa

Ég þakka ágætt tilskrif, sérstaklega fagna ég því að hafa fengið málefnaleg viðbrögð við hádegisfyrirlestrinum sem ég hélt á vettvangi Sagnfræðingafélags Íslands í Þjóðminjasafni Íslands 15. janúar sl. Orðið samskiptagalli í lok bréfs þíns varð mér þó svolítið umhugsunarefni.

Netsiðareglur, netpóstlistar og upplýsingafræðingar

Um skjalavörslumálefni getur fólk greint á, en aðferðirnar sem ég hef orðið vitni að, að undanförnu, hafa vakið mér mikla furðu. Nýlega var gefið út fræðslurit af Upplýsingu, Félagi bókasafns- og upplýsingafræðinga sem ber titilinn Upplýsingatækni — eitthvað fyrir migÁ bls. 11 er kafli 2.9. sem heitir „Netsiðareglur“ og hljóðar hann svo:

Á Netinu hafa myndast sérstakar netsiðareglur (e. netiquette, stytt úr network etiquette) um verklag og samskipti. Í stórum dráttum felast reglurnar í almennri kurteisi og virðingu í samskiptum fólks, til dæmis að viðhafa ekki einelti og óheflað orðalag. Hástafi í tölvupósti er litið á sem öskur og þá ætti að varast að nota.

Ég á ekki aðild að neinum netpóstlista, utan tilkynningapóstlista á vegum Þjóðskjalasafns Íslands og Kópavogsbæjar. Netpóstlistar eru tæki til þess að dreifa upplýsingum víða á skömmum tíma. Strax sama dag og ég hafði haldið hádegisfyrirlesturinn 15. janúar sl. dreifði ónefndur bókasafns- og upplýsingafræðingur á póstlista Félags um skjalastjórn skeyti þar sem gefið var sterklega í skyn að ég hefði í fyrirlestrinum gerst brotlegur við siðareglur Sagnfræðingafélagsins, án þess þó að telja upp neinar beinar ávirðingar. Kunningjar mínir sem eru á póstlistanum framsendu mér þetta skeyti og ég gaf frá mér yfirlýsingu sem einn þeirra sendi fyrir mig út á póstlistann.

Kunningi minn áframsendi svo til mín tölvuskeyti sem annar ónefndur bókasafns- og upplýsingafræðingur hafði látið ganga á póstlistann Skruddu 23. janúar sl. Í skeytinu var vakin athygli á grein Óla Gneista Sóleyjarsonar á vefslóðinni www.hugsandi.is, sem er ekkert við að athuga, en um leið hnýtt í fyrirlestur minn og talað um rangfærslur í honum án þess að skýra það nánar, sem var lakara svona án vitundar minnar og varpað út til svo margra. Ég bað kunningja minn að koma á framfæri athugasemd við þetta á netpóstlistann, sem hann gerði 24. janúar, en ritstjóri póstlistans skilaði henni ekki út á listann fyrr en 26. janúar sl. eftir að hinn ónefndi bókasafns- og upplýsingafræðingur hafði svarað athugasemdinni á póstlistann deginum áður, 25. janúar, með titlinum „Umvöndun“ þar sem lýst var undrun á að fá umvöndun utan úr bæ inn á póstlistann, rétt eins og ég hefði komið ríðandi á geithafri inn á lokaðan saumaklúbbsfund. Í lok þessa skeytis, sem bréfritaranum þóknaðist ekki einu sinni að senda mér beint (og hófst með ávarpinu „Sæl öll og Hrafn ef þú lest þetta“) er „fróðleiksfúsum sagnfræðingum“ bent á tvær íslenskar tímaritsgreinar eftir bókasafns- og upplýsingafræðinga og rit eftir Michel Foucault. Ekkert nánar um rangfærslurnar sem ég var sagður hafa uppi. Svona má reyna að koma höggi á fólk og láta líta út fyrir að það sé gert á málefnalegan hátt. Ég hafði sumsé uppi rangfærslur í fyrirlestri mínum að því er virðist samkvæmt Michel Foucault, eða hvað?

Athugasemd minni sem send var á Skruddulistann, var tekið fagnandi af Óla Gneista, sem sendi út skemmtilega samlíkingu á mér og segulbandsspólu, á póstlistann. Allt er þetta umhugsunarefni miðað við netsiðareglurnar sem félagið Upplýsing gaf út.

Það er ekki skotgrafahernaður að koma hreint fram á opinberum vettvangi og tjá sig opinskátt um fagmálefni skjalavörslu undir nafni. Ég hef ekki verið í neinni gröf, en á mig hefur verið skotið úr launsátri. Þetta finnst mér mikilvægt að sé skýrt. Bókasafns- og upplýsingafræðingar hafa hingað til ekki boðið upp á neitt sérstaklega málefnalega umræðu um hádegiserindi mitt og notað upplýsingatækni með lítt viðurkvæmilegum hætti til þess að sverta málflutning minn og persónu.

Í grein Óla Gneista Sóleyjarsonar á vefslóðinni www.hugsandi.is 22. janúar sl. er gefið til kynna að ég ráðist „á stétt manna og fræðigrein með rógi og vanþekkingu að vopni“ og væri að eitra fyrir gagnlegri samvinnu, mér var gert upp höfuðmarkmiðið „einokun sagnfræðinga á skjalasviðinu“ og mér sagt að halda mig við „heiðarlega samkeppni hugmynda, þekkingar og kunnáttu á sviðinu en láta ósannindin vera.“ Ég sé ekkert málefnalegt við þessi orð. Hvar eru dæmi þessu til stuðnings? Það er varla erfitt að afrita textabúta og setja í gæsalappir og varpa ljósi á hvað átt er við. Þá hefði ég e.t.v. tækifæri til þess að leiðrétta hugsanlegan misskilning. Fyrir mér snýst það ekki um að „skora prik“ eða afla samúðar, sem er sýndarmennska, heldur að njóta sannmælis. Er það samskiptagalli?

Á póstlistum og í greinum er ég ekki talinn svara verður, heimskingi, ósannindamaður og rógberi og nú síðast líkt við segulbandsspólu. Hvað á það að þýða að kæfa umræðu með þessum aðferðum? Eru samskiptagallarnir ekki einhvers staðar annars staðar en hjá mér? Eða er samskiptagalli af minni hálfu að reyna að bera hönd fyrir höfuð mér? Ég held að menn verði að hafa hemil á tilfinningum sínum í þessum málum. Hafi ég rangt fyrir mér, ætti að vera auðvelt að sýna fram á það með yfirveguðum málflutningi.

En nú vík ég að opnu bréfi þínu, Alfa.

Um lífshlaupshugmyndina, skjalavörsluhefð og —löggjöf

Hreiðurlíkingin var greinilega misheppnuð af minni hálfu þar sem hún gat misskilist svo illa. Hugsunin var eingöngu sú að með óhófsgrisjun væri eyðilagt fyrir sagnfræðingum það efni sem þeir þurfa við rannsóknir sínar. Að taka líkinguna lengra var ekki ætlunin. Hreiðrið var ekki annað en rannsóknaraðstaðan til sagnfræði, það hráefni sem sagnfræðingar hafa til iðju sinnar tel ég vera í hættu. Það skiptir alla borgarana máli að skjöl séu ekki grisjuð í óhófi. Skemmdarverk á skjalasöfnum geta orðið öllum borgurunum dýrkeypt, ekki aðeins sagnfræðingum. Mörgum hreiðrum þarf því að halda hreinum með vandaðri skjalavörslu.

Líkingar af þessu tagi eru varasamar, því þótt þær geti þjónað stað- og tímabundnum uppeldislegum tilgangi til útskýringa, geta þær snúist upp í hinn versta misskilning.

Þetta gildir t.d. um hugmyndina um lífshlaup skjals (The Life Cycle of a Document). Hún getur vafalaust verið góðra gjalda verð við ákveðin tækifæri, en gagnvart heildarsýninni sem ég reyndi að benda á í hádegisfyrirlestrinum að væri öllu öðru mikilvægari við varðveislu skjalasafna, í anda upprunareglunnar, er svolítið vafasamt að leggja svo mikla áherslu á einstök skjöl í skjalasafni. Ævisaga skjalsins, eins og það sé lifandi, þjónar skemmtigildi og er skáldleg hugmynd, en mikilvægt er að sú nálgun skyggi ekki á að skjölin eru meðhöndluð sem dauðir hlutir af þeim sem hafa þau undir höndum og/eða bera á þeim ábyrgð. Þau hafa réttarfarslegt og félagslegt hlutverk eftir samhengi og aðstæðum, sem dauðir hlutir, en ekki lifandi þátttakendur. Þau bera enga persónulega ábyrgð. Allur óskýrleiki í kringum skjöl er hættulegur, vegna þess að með því er hætta á allskonar misnotkun (manipulation). Skjöl eru sönnunargögn, vitnisburður og vottorð um raunverulega hluti og stundum er vilji manna sterkur til þess að fara á svig við vitnisburð skjala.

Það er gömul hugmynd að flytja eldri hluta skjalasafna embætta í aðra geymslu, vegna þess að notkun skjala minnkar oft með tímanum. Hún er ekki uppfinning bandaríska flotans eða Hoover nefndarinnar (Hoover commission eða Commission on Organization of the Executive Branch of the Government) sem samþykkt var af Bandaríkjaþingi árið 1947. Sú nefnd notaði orðin „active“, „semi-active“ og „inactive“ sem viðmið um notkun skjala. Englendingar munu hafa tekið þetta upp með Grigg skýrslunni (Grigg Report on Departmental Records) árið 1954 og Public Records Act árið 1958.

Ensk-amerískur skilningur á skjalasöfnum, sprottinn úr stjórnsýslu Bandaríkjanna með allt aðrar hefðir og löggjöf á auðvitað ekki við í íslenskri stjórnsýslu, sem byggir á dansk-þýskum hefðum. Þegar erlendar hugmyndir á borð við þá um „records“ sem eru „active“, „semi-active“ og „inactive“ eru fluttar til Íslands, gengur heldur ekki að þýða orðin beint af augum, þá verða þær hlægilegar. Þegar Jón Böðvarsson tók saman ritið Skjalasöfn sveitarfélaga. Reykjavík 1984, (sjá bls. 14) og fjallaði um þessa hugmynd gætti hann sín á því að falla ekki í þá gryfju að kalla sjálf skjölin virk, hálfvirk eða óvirk. Hann talaði um virkt stig, hálfvirkt stig og óvirkt stig í ferli skjala. Það kemur hugmyndinni betur til skila. En hún á að vísu sérstaklega við skipan Þjóðskjalasafns Bandaríkjanna, en ekki íslensk sveitarfélög. Hvort hún er nothæf eða ekki við opinberar stofnanir á Íslandi veltur á húsnæðismálum. Á Íslandi er hugmyndin ekki stjórnsýslulegs eðlis eins og í Bandaríkjunum. Hér á landi snýst hún um geymslu- og húsaskipan og er því harðla lítils virði og fjarri því að vera einhver hátimbruð fræðikenning.

Nefna má sem dæmi um þýðingarvanda orðin „records“ og „documents“ sem er hvorttveggja „skjöl“ á íslensku, ensk-ameríska hefðin passar ekki við íslenska hefð og engar ríkar ástæður liggja til þess að fara að breyta frá þeirri íslensku hefð á Íslandi. Þess má geta að Bandaríkjamenn voru seinir að taka við sér í skjalavörslumálum, langt á eftir Evrópumönnum. Ýmsar nefndir um opinbera skjalavörslu, í Þýskalandi, Frakklandi og Danmörku voru langt á undan þeim og með aðrar hugmyndir.

Ætli menn sér að taka upp bandaríska skjalavörsluhefð á Íslandi, verður að gerbylta löggjöf á Íslandi í stórum stíl. Það væri mikið óráð, því skjalavarslan á að þjóna stjórnsýslunni og borgurunum, en ekki öfugt.

Á Íslandi er skjölum skipt í tvennt, skjöl sem eru orðin skilaskyld til Þjóðskjalasafns eða héraðsskjalasafns, eða skjöl sem ekki eru orðin það. Skilatími skjala á Íslandi til skjalavörslustofnana á sér að vísu ekki rætur í þörfum stjórnsýslunnar og borgaranna, heldur í húsnæðisvandræðum Þjóðskjalasafnsins. Lagaákvæðið er sniðið að ræktarleysi og vesöld í opinberri skjalavörslu á Íslandi. 30 ára skilafrestur skjala í lögum byggist ekki á öðru og er langt frá því að vera skynsamlegur, hann er allt of langur og hætt er við umtalsverðu tjóni þess vegna. Sveigjanleiki laganna nýtist ekki, þ.e. heimild til þess að taka við yngri skjölum, Þjóðskjalasafnið hefur ekki pláss til þess. Úrbætur á þessu verða ekki gerðar með grisjun, heldur bættum aðbúnaði skjala.

Lagaleg ábyrgð opinberra embættis- og forstöðumanna

Skjalavörslu hins opinbera á Íslandi er ætlað að fara að lögum. Íslenska lýðveldið er talið réttarríki. E.t.v. telja einhverjir það, rétt eins og lögregluaðgerðir, gamaldags. Brjóti einhver lög um Þjóðskjalasafn, er það lögbrot, ekki síður en umferðarlagabrot. Af hverju skyldi slíkt lögbrot eiga að fá aðra meðferð? Brot á lögum um Þjóðskjalasafn er ekki eitthvað sem hægt er að leysa með einhverri vinsemd, handsali, tækni eða leiðbeiningum. Slíkt þarf að fá rannsókn og fara fyrir dómstóla. Við aga og aðhald löggjafar bý ég eins og aðrir skjalaverðir og skjalamyndarar hjá hinu opinbera á Íslandi. Borgararnir eiga rétt á að vísa tjóni sem þeir verða fyrir vegna slælegrar skjalavörslu til lögreglu og dómstóla. Lögreglan er nútímaleg og mikilvægt að litið sé á hana þeim augum að hún verji borgarana og skjalasöfn þeirra fyrir misyndismönnum. Almannavarnir eru í höndum lögreglu hér á landi og t.d. í Þýskalandi og Sviss er ríkur þáttur í störfum almannavarna að verja skjalasöfn.

Hótanir um lögregluaðgerðir hafði ég engar uppi í hádegisfyrirlestrinum, enda rakti ég engin sérstök málsatvik sem efni hefðu getað orðið til þess, og ekki í stöðu til þess að hóta neinu, enda hvorki málshafi né aðili að máli sem kallar á slíkar aðgerðir. Þjóðskjalavörður fer með eftirlitsvald með skjalavörslu hins opinbera að lögum. Ég vakti athygli á því hversu alvarlegur misbrestur í skjalavörslu hins opinbera er talinn, slíkur misbrestur varðar við lög. Væri það almennt tekið alvarlega, væri betur komið fyrir skjalavörslu á Íslandi. Ábyrgðarmenn skjala, embættis- og forstöðumenn, þar á meðal forstöðumenn skjalavörslustofnana, bera raunverulega ábyrgð sem hægt er að draga þá til. Það er nútímalegt, ekki gamaldags. Það væri einmitt gamaldags í anda einveldisstjórnar að hafa stjórnvald ábyrgðarlaust að gjörðum sínum og skjalavörslu, þá væri almenningur þegnar, en ekki borgarar.

Skráning og aðgengi að opinberum skjölum er ábyrgðarsvið forstöðumanna að lögum. Þeir geta haft fulltrúa til verka við það ábyrgðarsvið og leitað sér ráðgjafar um aðferðir. Þeir verða þó aldrei firrtir ábyrgð og þeim ber að hlíta fyrirmælum Þjóðskjalasafnsins um skráningu og frágang skjalasafna.

Skjölum er skipað með háttbundnum hætti samkvæmt þörfum og skyldum embættis, og skráð samkvæmt lögum. Bréfadagbók er að jafnaði nauðsynlegt leitartæki ásamt bréfalykli. Áður en orðmargir og ofurnákvæmir staðlar um skjalavörslu eru teknir til skoðunar, er e.t.v. best, til þess að mönnum fallist ekki hendur, að byrja á heilbrigðri skynsemi. Ef stjórnandi stofnunar kann ekki skyldur sínar skv. lögum, er hann ekki starfi sínu vaxinn — því breytir enginn, ekki heldur bókasafnsfræðingur. Besta skjalavarslan, hvort sem er í embætti/stofnun eða skjalavörslustofnun, er einföld og ódýr. Flóknar og dýrar aðferðir og dýr tæki eru engin lausn, jafnvel ekki hjá stærstu stofnunum.

Grisjun skjala

Grisjunarhugmyndin úr Þjóðskjalasafninu — að grisjun skjala sé nauðsynleg, vegna hagnýtra ástæðna — er heldur óskýr og því ámælisverð, því það er ekki alveg ljóst hvaða hagnýtu ástæður liggja að baki því að grisjun skjala sé talin nauðsynleg. Sá grunur læðist að manni að þessar ástæður kunni að vera plássleysi. Slíkt er ekki viðurkennt sem grundvöllur grisjunar meðal skjalavarða á Norðurlöndum.

Viðhorf íslenskra stjórnvalda til Þjóðskjalasafnsins og skjalavörslu hafa verið á svo lágu plani að safnið býr við afar þröngan kost. Þjóðskjalasafnið hefur neitað að taka við skilaskyldum skjölum vegna plássleysis og vegna þess er hætta á að skjöl glatist. Aðrir þættir verða að koma til en plássleysi sem rök eða ástæða fyrir grisjun. Plássleysi opinberra skjalasafna er aumingjaskapur stjórnvalda og enginn rökstuðningur í þessu efni. Plássleysi er oft sagt vegna kostnaðar, en miðað við að þeir sem hafa þann málflutning uppi, láta oft geyma skjöl í skrifstofuhúsnæði í stað skjalageymslna (sem kostar þriðjung á við skrifstofuhúsnæði) eða leiguhúsnæði hjá einkaaðilum sem ekki er ódýrasti kosturinn, er sá málflutningur iðulega fyrirsláttur. Sóun á ríkisfé er bein afleiðing fjársveltis við Þjóðskjalasafn Íslands.

Lög eru skýr um grisjun opinberra skjala og aðferð við hana. Eyðingar er óskað með rökstuðningi af hálfu stjórnvalds (forstöðumanns eða embættismanns) og sú ósk er lögð fyrir stjórnarnefnd Þjóðskjalasafns Íslands sem tekur ákvörðun um hana.
Skjalavistunaráætlun er hluti af kröfum Þjóðskjalasafns Íslands til opinberra stofnana. Grisjunaráætlun er ætlað að ganga inn í hana og er jafnvel á grundvelli fleiri skjalavistunaráætlana, hún verður að fara fyrir stjórnarnefnd Þjóðskjalasafns Íslands áður en hún tekur gildi.

Öll lögleg eyðing opinberra skjala er því færð til bókar sem samþykkt í fundargerðabók stjórnarnefndar Þjóðskjalasafns Íslands áður en hún fer fram. Öll önnur eyðing opinberra skjala á Íslandi er ólögleg. Vel má hugsa sér að slíkt athæfi verði tilkynnt til lögreglu. Einnig hlýtur að vera eðlilegt að leita fulltingis lögreglu til að koma í veg fyrir slíkt athæfi.

Skjalavarsla í íslenskum skilningi er mitt fag, hún er ekki tvískipt á Íslandi, svo ameríkaníserað er ástandið ekki orðið. Að skjalafulltrúar kalli sig skjalastjóra er broslegt í mínum augum, fólk getur allt eins kallað sig skjalakónga í þeirri stöðu. Meðan lögum er fylgt er það kannski engin frágangssök. „Fulltrúar“ hafa skipt um nafn undanfarin ár í viðskiptalífi á Íslandi og eru orðnir „stjórar“ í stórum stíl, ekki hefur stjórnsýsluleg staða þeirra breyst, en breytingin miðar kannski að bættum starfskjörum og vellíðan. Það er saklaust og þeim vonandi til góðs. Um smekk þýðir ekki að deila.

Loks verð ég að segja, og geta menn sakað mig um kanónuskot og samskiptagalla fyrir það, að miðað við þann skort á háttvísi og málefnalegri umræðu sem ég hef orðið vitni að af hálfu ýmissa bókasafns- og upplýsingafræðinga að undanförnu, þá dreg ég stórlega í efa að hægt sé að halda því fram að upplýsingafræði (fræðigreinin skjalastjórn) sé í sókn hér á landi. Hún á í vök að verjast. Fúkyrðaflaumur um meinta vanþekkingu mína, persónugalla og ósannsögli er skýrt merki um það. Umræðan verður að vera á svolítið hærra plani. Annars er hætt við að fólk í þeim geira sé talið lítt til alvarlegrar umræðu fallið. Opið bréf þitt, Alfa, var það málefnalegasta sem ég hef séð úr þeirri átt í þessari umræðu. Ég er þér þakklátur fyrir það, og það geta alvarlega þenkjandi bókasafns- og upplýsingafræðingar líka verið. Vonandi boðar þetta áframhald uppbyggilegrar umræðu um þessi efni. Að lokum óska ég þér góðrar ferðar til Las Vegas á ARMA ráðstefnuna. Sem félagsmaður til margra ára í Society of American Archivists (www.archivists.org) hugsa ég samt að ég sæki þeirra ráðstefnu frekar, verði af ferð til Bandaríkjanna.

Höfundur er sagnfræðingur og héraðsskjalavörður Kópavogs.